Derfor bør bedriften slutte å bruke epost

0

OK, jeg innrømmer at overskriften er noe tabloid, og jeg skjønner at for de aller fleste er det lite realistisk å slutte å benytte epost, men samtidig er det et faktum at epost er en lite effektiv kommunikasjonsform, og at det i mange tilfeller finnes mye bedre alternativer.

Irrelevant eposter stjeler tid

Du kjenner det sikkert; Du mottar en epost som også har en haug med andre personer som mottaker eller kopist, og innen lenge begynner innboksen å flyte over av svar fra gud og hvermansen. Mange av epostene inneholder lite eller ingen informasjon som er av relevans for deg, men du må like fult åpne og lese hver eneste epost for å sikre at du ikke går glip av viktig info.

Kompliserer team-work

De fleste har en kollega eller samarbeidspartner som er veldig glad i å sette folk som kopist. Det er selvsagt prisverdig at det er et ønske om å holde alle oppdatert, men hvordan sikrer du at alle faktisk får den informasjonen de skal ha? Og i like stor grad, hvordan sikrer du at utenforstående ikke får informasjon de ikke skulle ha hatt?

Vanskelig å få oversikt

Noen er flinke til å sitere tekst i en epost, andre sitere av prinsipp ikke. Noen siterer over det de svarer på, andre siterer under. Noen svarer bare til avsender, andtre bruker “svar til alle”, etc. Å gå igjennom en typisk epost-kommunikasjon med en haug med sitert tekst og CC av en håndfull personer, er noe som er lite effektivt og sjansen er stor for at det er informasjon du misser. Enten fordi noen ikke satte deg som kopist på akkurat den eposten som inneholdte denne infoen, eller fordi det drukner i tekst som blir sitert og gjentatt ørten ganger.

Du mister oversikten

I snitt mottar en kontoransatt i USA 121 eposter pr. dag (kilde) og vi kan anta at mengden epost ikke er noe mindre i Norge. Det betyr at om ikke du har et veldig finmasket nett av epost-filtre og en langt over snittet ryddig innboks, så vil viktig epost fort drukne i mengden og skli lengre og lengre ned i innboksen. Og vi vet alle at prinsippet “ute av syne, ute av sinn” har en lei tendens til å gjøre seg gjeldende. Resultatet blir at man bruker unødvendig tid på å få oversikt over dagens gjøremål, man bruker energi på å huske alle epostene man skal svare på og stressnivået øker fordi man ikke lengre føler man har oversikt og kontroll.

Informasjon går tapt

Epost er ikke et spesielt bra medium for å lagre informasjon for ettertiden. Joda, de fleste epost-klienter har ganske gode søkefunksjoner, men det hjelper deg lite om ikke eposten finnes på epostkontoen din. Et typisk scenario er når en ansatt slutter og en ny tar over. Den tidligere ansatte har hatt en haug med epost-kommunikasjon med kunder og samarbeidspartnere, men dette blir ikke tilgjengelig for den nye tilsatte. Man kan selvsagt gi den nye ansatte tilgang til den avgåtte personens epostkonto, men det er ikke spesielt hensiktsmessig i et personvern-perspektiv. Eneste alternativ er da å videresende epost fra tidligere til nye ansatt, men det er i beste fall en tungvindt og tidskrevende oppgave, og man er dømt til å miste informasjon.

Så hva er alternativet?

Igjen, så er det lite realistisk å slutte med epost over natta, men det finnes alternativer man med fordel kan ta i bruk, både i kommunikasjonen med kunder og eksterne partnere, og ikke minst som kanal for internkommunikasjon i bedriften. For kundekommunikasjon er et saksbasert system som f.eks. Zendesk noe som kan effektivisere kommunikasjonen. For internkommunikasjon og prosjektarbeide finnes det en mengde med webbaserte prosjektverktøy som hjelper deg å jobbe mer effektivt, se f.eks. Podio, BaseCamp eller Quip.

 

 

INGEN KOMMENTARER

LEGG IGJEN EN KOMMENTAR