Sjekkliste for leie av kontorlokaler

3

[ad#ad-1]Det å leie egnede lokaler til bedriften din er ofte en tidskrevende prosess og der er mange fallgroper. Din bedrifts juridiske rettigheter ved leie av næringslokaler er ganske begrenset, og det er i høy grad avtalefrihet mellom partene, noe sleipe utleiere vet å benytte seg av. Vi gir her en gjennomgang av noen av de viktigste momentene du bør tenke igjennom før du signerer leiekontrakt.

La meg først av alt si at jeg har gjort meg mine bitre erfaringer med leie av kontorlokaler. Jeg har kastet meg inn i leiekontrakter, uten å overveie ting skikkelig, noe som har kostet meg mye penger og problemer. Det å velge seg ut kontorlokaler er noe man ikke bør ta lett på, du skal høyst sannsynlig leve med valget en god stund og et dårlig valg kan få store konsekvenser for bedriften din.

Arealbehov
Driver du et lite enkeltpersonforetak for deg selv, trenger du sannsynligvis ikke veldig mye plass, men kanskje du i fremtiden planlegger å få et par ansatte? Det kan være lurt å ha slike utvidelser av bedriften i tankene, selvom det ikke er aktuelt her og nå. Kan du finne et lokale der mulighetene for utvidelse av plassen i fremtiden, er gode, er dette jo selvfølgelig en glimrende løsning. Mange utleiere er imidlertid ikke mye for å love dette og det kan nok bli veldig vanskelig å finne plasser der du faktisk kan få en kontraktsfestet opsjon på leie av mer areal. Du kan derfor fort ende opp i en situasjon der du enten må leie et større areal enn du trenger her og nå, eller legge inn i planene dine at du må flytte når du trenger mer plass. Husk at det ofte koster mer enn man tro å flytte til nye lokaler.

Økonomi
Hvor mye du kan bruke i måneden på leie av lokaler avhenger naturligvis av din bedrifts økonomi. Det kan være lurt å kartlegge dette på forhånd. Sett opp et budsjett og finn ut hva ditt absolutte tak for månedlige leiekostnader er.

Når du får tilbudet fra utleier må du sjekke at dette inkluderer alle kostnader. Dvs. Leie av lokalene, din andel av leien for eventuelle fellesarealer, din andel av felleskostnader, samt varme og strøm, hvis dette er noe utleier tar seg av.

Husk at mange utleiere stipulerer den totale felleskostnaden per m2. De antar altså at felleskostnaden er f.eks. 150kr. pr. m2 pr. år. Dvs. at hvis du leier et lokale på 10m2, så kommer det 1500kr. i året i tillegg i fellesutgifter. Problemet blir hvis felleskostnadene viser seg å bli 200kr. pr. m2 et gitt år. Da vil utleier i de fleste tilfeller ha rett til å fakturere deg for den overskytende kostnaden også. Jeg har sett eksempler der utleier bevist har angitt et for lavt stipulert beløp på felleskostnadene, bare for å få totalprisen til å virke mindre. Mistenker du at dette er tilfellet kan det være lurt å prate med andre leietakere i bygget og høre hva felleskostnadene har vært tidligere år. En del utleiere går med på å sette en makspris for felleskostnadene. Kan du få til en slik avtale med utleier er det naturligvis et stort pluss, samtidig som det viser at utleier høyst sannsynlig er seriøs.

Du bør også høre med utleier om det foreligger noen konkrete planer om oppussing eller endring av lokalene, som vil medføre en økning i husleien for deg. Er lokalene f.eks. nedslitte kan det skje at utleier velger å pusse disse opp i løpet av et år eller to. Dette vil gi utleier en mulighet for å hevehusleien, noe mange sikkert vil gjøre, for indirekte å skyve deler av oppussingskostnaden over på deg som leietaker.

Oppsigelsestid på leiekontrakten
De fleste leiekontrakter for næringslokaler løper i 3 år, uten mulighet for oppsigelse. Dette er noe du bør være veldig oppmerksom på. Signerer du først en kontrakt på et lokale er du altså fort bundet til stedet i 3 år fremover. Ting endrer seg fort i mindre bedrifter og situasjonen kan være en helt annen om et år fra nå, noe som gjør det vanskelig å planlegge så mye som 3 år frem i tid. Du bør med andre ord bare signere kontrakten hvis du er sikker på at lokalene oppfyller dine krav og behov i noen år fremover.

Har lokalene vært ledige lenge er det ikke utenkelig at det går an å få utleier til å lempe på kravene. Frem for å prute på pris kan det være en ide å prute på kontraktsperiode. Krever utleier 3 års kontrakt, uten mulighet for oppsigelse, så prøv å få denne redusert til f.eks. 1 år, med opsjon på forlengelse i 2 år. Eller ennå bedre, en tidsubegrenset kontrakt med 3 eller 6 måneders oppsigelsesfrist.

Miljø og standard på lokalene
Inneklima har mye å si for trivselen på jobben. Sjekk nøye hvordan inneklimaet er i lokalene. Er det god ventilasjon?, kan vinduene åpnes? Finnes det aricondition? Ventilasjon og aircondition er naturligvis ikke noe must for å kunne drive utmerket fra lokalene, men det kan være kjekt å ha.

Du bør også sjekke hvordan kabling for telefon og Internett er, for å sikre deg at du kan få nødvendige antall telefonlinjer og nødvendig kvalitet på internettforbindelsen, i lokalene. Det er kjipt å måtte ut med mange tusen kroner for trekking av nye kabler, før du kan ta lokalene i bruk. Er kablingen ikke tilstrekkelig så krev at utleier fikser dette før du tar over lokalene.

Som leietaker av et næringsareal er du i langt større grad ansvarlig for vedlikehold, enn om du leier f.eks. En leilighet som privatperson. Dette kan fort bli kostbart og du bør derfor sjekke standarden på lokalene nøye. Er det ting som må fikses, så få utleier til å gjøre dette før du flytter inn. Utvendig vedlikehold dekkes normalt av utleier, mens det normalt kreves at lokalene leveres tilbake i samme stand som da du inngikk leieavtalen. Dvs. at du er ansvarlig for løpende innvendig vedlikehold. Det kan være lurt å dokumentere standen til lokalene når du tar dem over, ved å ta en rekke bilder. Skulle det bli noen diskusjon ved leieavtalens opphør, kan disse være gode å ha som dokumentasjon.

Sikkerhet og tilgang til lokalene er et annet moment det kan være lurt å sjekke. Er adgangen til fellesarealene ubegrenset eller låses dørene automatisk utenom vanlig kontortid? Er det videoovervåking av inngangspartiene? Er det noen fellesavtale med et vaktselskap som patruljerer fellesarealene på nattestid?

Få alt på skrift
En ting jeg selv har lært på den harde måten er å få absolutt alt på skrift. Ikke godta et muntlig løfte fra utleier. Det er rart som ting i følge utleier er enkelt og uproblematisk å få til, så lenge leieavtalen ikke er inngått, men som plutselig blir svært vanskelig å få til med en gang du har signert kontrakten. Mange utleiere er sleipe og lover mer enn de kan eller vil holde, bare for å få deg inn som leietaker.

Trenger du f.eks. et lagerlokale som er frostfritt hele året, og utleier sier «jammen det er ikke noe problem, her fryser det aldri», så ikke stol på det. Få det inn i leiekontrakten at utleier plikter å holde lokalet frostfritt. Går utleier ikke med på dette bør alarmbjellene begynne å ringe og du bør overveie å gå videre til neste potensielle leieobjekt.

3 KOMMENTARER

  1. Hei.
    Det er ingen tvil om at en leiekontrakt er noe du ikke skal ta lett på. En leiekontrakt signeres gjerne for 3, 5 eller 10 år av gangen.

    Når det gjelder fellesutgifter, den enkleste måten er å få se siste års regnskap. Der er de faktiske tallene. I tillegg kan du spørre utleier om det er planlagt noe som vil påvirke dette. Dersom svaret er nei, er det i prinsippet bare endringer i energipriser som gir variasjoner. Og husk, når du stiller disse spørsmålene, gjør det pr. epost. Så er det dokumentert.

    Når det gjelder å vokse ut av lokalene i en tidlig fase kan du veldig ofte “bake inn” i en leiekontrakt at utleier bestreber seg å finne egnede lokaler til deg dersom du vokser.

    Kan være greit å huske på at en utleier er en selger som alle andre og er minst like opptatt av som en hvilken som helst annen bedrift sitt omdømme og at kundene skal behandles bra.

    Lykke til!

  2. Finn artikkel for de som tenker aa flytte bedrift-lokalet

    På Flyttefirma Oslo (www.flyttefirmaoslo.no) lister vi Oslos Absolutt Beste og Billigeste Flyttebyråer for deg som er på flytting i Oslo.

    Lykke til!

LEGG IGJEN EN KOMMENTAR