Xledger er ett av snart mange webbaserte økonomi-og regnskapssystemer som finnes på markedet. Jeg har brukt systemet i rundt 3 år nå og blir ofte spurt om min mening om dette. Jeg skal derfor forsøke å oppsummere mine erfaringer og komme med et par subjektive synspunkter.

 

Xledger er som sagt et komplett økonomistyrings og regnskapssystem som er 100% webbasert. Både bedriften og eksterne tjenesteleverandører som regnskapsfører og revisor har tilgang til systemet. Dette gir en veldig enkel og effektiv styring av arbeidsprosessene ifbm. regnskap, og ikke minst deling av arbeidsoppgaver mellom deg og regnskapsfører. Personlig har jeg valgt en løsning der jeg gjør veldig lite og regnskapsfører gjør det meste, men det er altså fult mulig å bli enig med din regnskapsfører om løsninger der du fører en del av regnskapet, og dermed sparer penger.

Grunnpilaren i Xledger er en rull med strekkoder og bilagsnumre. På hvert bilag klistrer du en slik lapp før du skanner bilaget og laster det opp i systemet. Regnskapsføren har nå umiddelbart tilgang til bilaget og du kan arkivere die fysiske bilaget i en perm og slippe å tenke mer på dette.

Xledger er i tillegg koplet direkte mot banken din, slik at alle inn og utbetalinger fra selskapets bankkonti automatisk blir registrert i systemet. Dette betyr også at du kan betale alle regninger direkte fra Xledger, med et enkelt tastetrykk, og dermed slippe å gå via nettbanken for å gjøre dette.

Systemet har i tillegg en lang rekke avanserte funksjoner for budsjettstyring, økonomiske rapportering, lønnskjøring, timeføring, etc. Det meste av dette har jeg sjeldent eller aldri brukt da jeg skjønner lite av det, og jeg skal derfor ikke gå inn på dette her.

Ok, la meg komme med min rent subjektive oppfatning av fordeler og ulemper ved Xledger:

Fordeler:
* Webbasert, du har tilgang til oppdatert økonomisk informasjon for bedriften, mulighet for å fakturere, anvise regninger, etc, uansett hvor du befinner deg. Veldig kjekt når du er mye på reisefot.

* Du slipper å måtte levere permer med bilag til regnskapsfører

* Digital kopi av alle bilag ligger lagret i systemet. Det gjør det veldig raskt å søke opp en bestemt faktura fra leverandør X som er 6 år gammel. Mye raskere enn å begynne å bladre i gamle regnskapspermer.

* Bedre oversikt over likviditeten. Min regnskapsfører går gjennom systemet et par ganger i uken, hvilket betyr at det sjeldent er mer enn et par dagers etterslep på regnskapet. Nyttig med oppdatert informasjon når likviditeten er elendig og stram økonomistyring er helt essensielt.

Ulemper:
*Systemet støttes bare av noen få banker (DnBNOR, Nordea + noen sparebanker). Du binder deg altså til en av disse bankene hvis du skal utnytte Xledger fult ut.

*Dyrt. Tanken bak et system som dette er at mange arbeidsprosesser kan automatiseres og dermed spare penger. Dette stemmer nok, men når man som jeg har få bilag (3-400stk. pr. år) blir de faste kostnader for bruk av systemet forholdsmessig store, fordelt pr. bilag.

Passer Xledger for deg?
Det er naturligvis helt umulig å si for noen andre enn deg selv, men har du som jeg relativt få bilag er sjansen stor for at dine regnskapskostnader vil øke ved å ta ibruk Xledger. Spørsmålet blir da om fordelene ved et webbasert regnskapssystem oppveier ulempene og den ekstra kostnaden. For min del føler jeg at det gjør det, men dette avhenger i høy grad av dine personlige preferanser og hvilken type virksomhet du driver.